Chaque jour, les sites Web recueillent d’innombrables informations sur leurs utilisateurs. Dans ce contexte, la protection des renseignements personnels est devenue une priorité. Au Québec, c’est là qu’intervient la “Loi 25”. Mais concrètement, qu’est-ce que cela signifie pour un propriétaire de site Web? Et surtout: “Loi 25 quoi faire” pour se conformer? Plongeons dans le sujet!

Définition de la Loi 25

Active au Québec, la Loi 25 régit la manière dont les entreprises traitent les renseignements personnels, de leur collecte à leur destruction. Sa mission principale? Assurer que chaque entreprise, grande ou petite, établit des mesures de cybersécurité solides pour sauvegarder les données sensibles de leurs clients et employés. Plus qu’une simple obligation, elle est le reflet d’un engagement envers la protection des droits et libertés individuels.

En adoptant la Loi 25, le Québec s’aligne avec les autres provinces canadiennes, toutes animées d’une ambition commune : renforcer la sécurité numérique au profit des citoyens. Ainsi, à l’image d’autres réglementations canadiennes, cette loi traduit l’effort continu du pays pour établir un espace numérique robuste et sécurisé. En outillant les entreprises face aux menaces, l’objectif est de réduire les risques et les coûts associés aux violations de données, qui sont, hélas, trop courantes. Pour preuve, en 2022, près des deux tiers des organisations canadiennes ont subi des attaques cybernétiques, avec des coûts astronomiques dépassant les 5,6 millions de dollars américains. – référence Statista.com

Face à ces enjeux, la compréhension et la mise en application de la Loi 25 deviennent cruciales pour toute organisation québécoise désireuse d’assurer la sécurité de ses données tout en respectant les standards juridiques.

À qui s’adresse-t-elle?
Tous les organismes, entreprises et travailleurs autonomes opérant au Québec sont concernés par cette loi, qu’ils aient une présence physique ou uniquement digitale.

Pourquoi est-elle importante?
Avec l’avènement du digital, les risques liés à la violation des données sont plus présents que jamais. La Loi 25 vise à protéger les consommateurs tout en garantissant la responsabilité des entreprises.

Suis-je concerné(e) par la Loi 25?
Chaque développeur, entreprise ou freelance (travailleur autonome) basé au Québec doit se conformer à cette loi, indépendamment de la taille de son activité.

Renseignements personnels: de quoi parle-t-on?

Il s’agit de toutes informations permettant d’identifier une personne, qu’il s’agisse de son nom, de son adresse, de son numéro de téléphone, de son adresse électronique, etc. Par exemple, une simple adresse IP peut être considérée comme un renseignement personnel.

Sanctions en cas de non-conformité

La non-conformité peut coûter cher. Des amendes peuvent être imposées et variables selon la gravité de la violation. La réputation d’une entreprise peut également être gravement touchée. Dans ce contexte, il est impératif de prendre la Loi 25 au sérieux.

Se conformer à la loi 25: étapes et actions

Se conformer à la Loi 25 n’est pas simplement une obligation réglementaire pour les entreprises du Québec, c’est aussi une opportunité. En s’alignant sur des normes internationales, notamment celles de l’Union européenne avec le RGPD, la Loi 25 facilite les relations et les échanges entre les acteurs québécois et le reste du monde. Cette harmonisation des règles de protection des données ouvre la porte à une coopération accrue et à des échanges commerciaux plus fluides entre les entreprises québécoises et leurs homologues étrangers. Ainsi, en respectant les étapes et les actions requises par cette loi, non seulement votre entreprise assure la sécurité des renseignements personnels, mais elle renforce également sa position sur la scène internationale. Voici un résumé des étapes de conformité :

• La désignation d’un responsable des données.
• L’identification et la classification des renseignements personnels.
• La mise en place d’un plan de gestion des incidents.
• Des formations régulières pour s’assurer que tous les employés sont informés.

La Loi 25, ou plus précisément, la “Loi visant à améliorer la qualité et à réduire les coûts du développement et de la maintenance des sites Web publics”, est très pertinente pour toute personne ou entreprise qui exploite un site Web au Québec. Voici quelques étapes clés à suivre en ce qui concerne votre site Web WordPress:

• Politique de confidentialité : Il est essentiel d’avoir une politique de confidentialité claire et transparente, en particulier en ce qui concerne la collecte, l’utilisation et la divulgation des informations personnelles de vos utilisateurs. Si vous avez un site WordPress vous pouvez utiliser l’outil intégré qui peut vous aider à démarrer la création de votre politique de confidentialité. Sous Réglages > Confidentialité, WordPress propose un guide pour vous aider à créer votre propre politique, mais il est toujours préférable de consulter un expert pour s’assurer que vous êtes totalement conforme. Rappelez-vous, l’outil de WordPress est un bon point de départ, mais il est essentiel de s’assurer que votre politique de confidentialité est adaptée à votre site en particulier. N’hésitez pas à consulter un avocat spécialisé pour vous assurer que votre politique est conforme aux lois locales, notamment la loi québécoise.
• Témoins de navigation / Cookies et traceur : La Loi 25 au Québec, axée sur l’amélioration des sites Web publics, ne se penche pas spécifiquement sur les outils de suivi comme Google Analytics. Cependant, il est essentiel de s’assurer que toute utilisation d’outils de suivi est en conformité avec les lois sur la protection des données personnelles, comme le RGPD en Europe ou la Loi sur la protection des renseignements personnels au Canada. Lorsque vous utilisez Google Analytics ou tout autre outil de suivi sur votre site, voici quelques points à considérer pour la conformité générale (ces points ne sont pas spécifiques à la Loi 25 mais sont de bonnes pratiques en matière de confidentialité):
  1. Information et consentement: Assurez-vous d’informer les visiteurs que vous utilisez des cookies et des outils de suivi et obtenez leur consentement avant de collecter des données. Cela peut être réalisé à l’aide d’une bannière de consentement aux cookies.
  2. Anonymisation de l’IP: Google Analytics vous donne la possibilité d’anonymiser les adresses IP des visiteurs. Cela garantit que vous ne stockez pas d’informations personnelles identifiables.
  3. Durée de conservation des données: Dans Google Analytics, vous pouvez définir la durée de conservation des données utilisateur et des événements. Veillez à ne pas conserver ces données plus longtemps que nécessaire.
  4. Désactivation du partage de données: Dans les paramètres de Google Analytics, vous pouvez désactiver le partage de données avec d’autres services Google ou à des fins publicitaires.
  5. Accès et suppression des données: Assurez-vous de pouvoir répondre aux demandes des utilisateurs qui souhaitent accéder à leurs données ou les supprimer.
  6. Politique de confidentialité: Mettez à jour votre politique de confidentialité pour informer les utilisateurs que vous utilisez Google Analytics, expliquer pourquoi et comment vous le faites, et leur donner des instructions pour refuser le suivi s’ils le souhaitent.

  En fin de compte, la clé est la transparence et le respect de la vie privée des utilisateurs. Il serait judicieux de consulter un expert ou un avocat spécialisé en droit de la vie privée au Québec pour vous assurer que votre utilisation de Google Analytics est en conformité avec toutes les lois pertinentes.

• Termes et conditions: Il est toujours bon d’avoir une section détaillée des termes et conditions d’utilisation pour protéger à la fois les utilisateurs et vous-même en tant que propriétaire du site.
• Gestion de l’information : La gestion des accès et des rôles est essentielle pour garantir la sécurité des données et pour s’assurer que seules les personnes autorisées ont accès à certaines informations. Voici une suggestion de méthode structurée, Création d’une Matrice des Accès et Rôles (MAR): Une Matrice des Accès et Rôles est un tableau qui détaille qui peut accéder à quoi. Étapes pour la mise en place :
  1. Identification des actifs numériques :
     • Sites web (accès administratif, éditeur, contributeur, etc.)
     • Bases de données
     • Comptes de réseaux sociaux
     • Plateformes analytiques (comme Google Analytics)
     • Autres outils tiers (par exemple, outils de liste de diffusion, CRM, etc.)
  2. Liste des parties prenantes :
     • Internes : employés, membres de l’équipe, départements spécifiques
     • Externes : freelancers, agences, prestataires de services tiers
  3. Établissement de la matrice :
     • Dans un tableur (comme Excel ou Google Sheets), créez une matrice. Les actifs numériques sont listés sur un axe, et les parties prenantes sur l’autre.
     • Pour chaque croisement, notez le niveau d’accès (par exemple, “Admin”, “Lecture seule”, “Éditeur”, “Aucun”, etc.)
  4. Mise à jour régulière :
     • Revoyez et mettez à jour la MAR à intervalles réguliers, par exemple tous les trimestres.
     • À chaque fois qu’un employé quitte l’entreprise ou qu’un prestataire change, mettez à jour la MAR pour refléter ces changements.

  2. Politique d’accès minimal :

  Conseillez à vos clients d’adopter une politique d’accès minimal. Cela signifie que chaque personne ou prestataire ne devrait avoir que le niveau d’accès strictement nécessaire pour effectuer son travail. Si quelqu’un n’a pas besoin d’un accès administratif, ne le lui donnez pas.

  3. Utilisation d’outils de gestion des identités et des accès :

  Il existe des outils spécialisés, comme LastPass Enterprise ou 1Password, qui permettent de gérer les identités et les accès des utilisateurs. Ces outils sont particulièrement utiles pour les grandes entreprises où le nombre d’utilisateurs et d’actifs numériques est conséquent.

  4. Formation et sensibilisation :

  Formez régulièrement les parties prenantes internes sur l’importance de la sécurité des données. Assurez-vous qu’elles comprennent les risques associés au partage inapproprié des accès et à la non-conformité aux politiques de l’entreprise.

  5. Audits réguliers :

  Conseillez à vos clients de mener des audits réguliers pour s’assurer que la MAR est respectée. Ces audits peuvent identifier les éventuelles failles ou non-conformités dans la gestion des accès.

  Cette méthode offre une vision claire des accès et permet de garantir que seules les personnes appropriées ont accès aux bonnes ressources. En adoptant une telle méthode, vos clients peuvent non seulement protéger leurs données mais aussi se conformer aux différentes réglementations sur la protection des données.

• Transparence financière : Une nécessité pour la confiance des clients
  Lorsque vous vendez des produits ou des services en ligne, la clarté et la transparence autour des aspects financiers sont essentielles pour instaurer une confiance durable avec vos clients. Voici quelques éléments clés à considérer :
  • Détail des coûts : Assurez-vous que chaque article ou service est clairement étiqueté avec son prix. Aucun client n’aime être surpris par des coûts cachés lorsqu’il arrive à la caisse.
  • Taxes applicables : Les taxes varient selon les régions et les pays. Il est donc crucial d’afficher clairement quelles taxes s’appliquent à votre produit ou service et de calculer ces montants de manière transparente lors du processus de paiement.
  • Frais d’expédition : Si vous vendez des produits physiques, les frais d’expédition peuvent varier en fonction de la destination, du poids ou de la méthode d’expédition choisie. Il est important d’informer le client de ces frais à l’avance, idéalement avant qu’il ne commence le processus de paiement.
  • Frais supplémentaires : Si des frais supplémentaires peuvent s’appliquer, comme des frais de traitement ou des frais pour des services additionnels, ceux-ci doivent être explicitement mentionnés.

  En somme, la clé est de garantir que les clients ne rencontrent jamais de surprises inattendues lorsqu’ils effectuent un achat. Une transparence totale non seulement rassure vos clients, mais elle renforce également votre réputation en tant que vendeur de confiance.

Mon conseil serait de consulter un avocat ou un spécialiste en droit de l’Internet basé au Québec pour s’assurer que votre site est entièrement en conformité. Bien que ces étapes soient un bon point de départ, il est toujours préférable de s’assurer que tous les détails sont couverts.

Conclusion

La Loi 25 n’est pas seulement une autre réglementation à suivre. Elle représente un engagement envers la protection des individus dans le monde digital. Pour tous les propriétaires de sites Web au Québec, il est temps de prendre des mesures, d’évaluer vos pratiques actuelles et de garantir la conformité. Après tout, la confiance des utilisateurs est inestimable. Alors, ne la mettez pas en jeu!

Référence : Le guide Résumé des nouvelles responsabilités et obligations

Aide-Mémoire pour la Conformité à la Loi 25 avec WordPress